Documentos digitais: uma tendência que veio para ficar

Digitalizar documentos é uma tendência nas empresas. Mas, será que é realmente importante trabalhar com documentos digitais? Continue lendo e descubra!

Usar papel está ficando cada vez mais arcaico. Primeiro, porque ninguém quer ficar mais acumulando aquela papelada em arquivos enormes e ocupando gavetas. Segundo, porque a realidade atual exige uma nova postura das empresas que é: ser digital. Não sei como você vem lidando com essa questão, mas o fato é que as novas tecnologias estão transformando a sociedade. Dentre as mudanças que vem ocorrendo, a digitalização dos documentos é a que vem conquistando mais o mercado.

A prática começou de maneira tímida entre as empresas, até que órgãos públicos federais também a adotaram. Eventualmente, passou a ser usada por quase todos os órgãos e empresas. Hoje em dia já atinge milhões de brasileiros, já que são inúmeras as vantagens que essa digitalização proporciona.

Mas, antes de falar sobre elas, precisamos esclarecer alguns pontos. Afinal, muitas pessoas confundem escaneamento com digitalização. Por isso, é importante aprender a diferenciar.

Escaneamento x digitalização de documentos: qual a diferença?

Escanear um documento significa que aquela versão em papel está sendo convertida em uma versão digital. A atividade em si é bem simples e pode ser feita por qualquer pessoa que possua um scanner em mãos.  Quando se escanea um documento, pode-se utilizar uma mídia removível ou o próprio computador para armazenar o arquivo. É como se fosse uma cópia, uma imagem, em versão digital.

Já a digitalização é algo mais complexo que requer, inclusive, mais cuidado. Neste processo, convertem-se os dados do documento em questão para arquivos eletrônicos, que, nesse momento, passam por um processo de codificação. Dessa forma, ele pode ser indexado a arquivos com mais segurança.

Portanto, os dois procedimentos que vimos acima são distintos entre si.

Do físico ao digital

Não tem como negar que o processo de digitalização no Brasil cresceu nos últimos anos. Pesquisas apontam que essa aceleração deve continuar nos anos seguintes a 2020.

Documentos que antes eram impensáveis na versão digital, ganharam seus devidos formatos. Por exemplo, hoje, qualquer cidadão pode ter uma CNH digital, que tem a mesma validade jurídica e autenticidade da versão impressa. Esse modelo da Carteira de Habilitação funciona por meio de um aplicativo no celular, que é acessível, inclusive, de forma offline.

O mesmo vale para a CTPs digital, que foi criada com o fim de facilitar o acesso ao histórico profissional dos trabalhadores. O cidadão pode acessar essa versão da Carteira de Trabalho por meio de aplicativo, já que está disponível para qualquer pessoa que queira utilizá-la de forma digital.

O título eleitoral também passou a integrar o time dos digitais. A Justiça Eleitoral oferece a possibilidade do eleitor acessar suas informações através de um smartphone ou tablet por meio do app e-Título. Além desses documentos de uso comum entre todos os brasileiros, nota-se que muitas empresas já adotam o sistema de digitalização de arquivos de forma a facilitar e agilizar as rotinas administrativas.

Principais benefícios

Dentre os principais benefícios que o uso de documentos digitalizados proporciona, pode-se destacar:

– Redução de papel;

– Rapidez e facilidade no acesso;

– Facilidade na busca de informações por meio do sistema de indexação;

– Transparência das informações;

– Maior organização;

– Liberação de espaço físico.

Como ter, ainda mais, segurança na internet?

Com todos os benefícios citados acima, fica até difícil não aderir à digitalização, não é? Mas é preciso ficar atento, pois a internet é um ambiente múltiplo. Por isso, qualquer transação online está sujeita a riscos. Se você quer utilizar arquivos digitais, então, você precisa adquirir um certificado digital o quanto antes.

Trata-se de uma tecnologia desenvolvida conforme os padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Com ele, você tem mais segurança ao realizar procedimentos na internet, já que ele funciona como uma identidade no ambiente online. Com esse intuito, ele utiliza chaves criptográficas para gerar uma assinatura, exclusiva e segura. Além disso, ele também dá validade jurídica a arquivos digitais.

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