O e-Social: como a plataforma vai alterar as rotinas administrativas dos condomínios

O e-Social surgiu como forma de integrar, conectar, padronizar e unificar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias dos trabalhadores para o INSS, Receita Federal e Ministério do Trabalho. Desde 1º de julho de 2018, passou a ser obrigatório para todos os condomínios a utilização da plataforma, alterando suas rotinas administrativas de muitos síndicos e administradoras de condomínios. Entenda como fica a relação do síndico com os funcionários e com as administradoras.

Antes do e-Social, os síndicos costumavam passar as informações relacionadas aos empregados uma vez por mês à administradora. Agora, as informações e dados referentes às rotinas de trabalho(férias, admissões, licença-médica e etc.), não podem mais ser enviados depois de já terem acontecido. Tudo deve ser informado com antecedência. Este envio de dados ao governo dentro do prazo evita multas e por isso exige uma maior interação no que diz respeito à troca de informações entre o condomínio e à administradora.

Além do que já está mudando no que diz respeito à execução e cronogramas, é notável que o e-Social também mudará as culturas organizacionais dos condomínios. Para condomínios que contam com administradoras ou contadores, a responsabilidade de transmissão dos dados e-Social é destes terceiros. Por conta disso é que as informações precisam chegar com certa antecedência, caso contrário, o condomínio fica sujeito a multas. O envio de uma informação errada, ou mesmo sua falta, poderá acarretar em diversos problemas para o condomínio.

Mesmo os condomínios que não possuem funcionários são obrigados a aderir ao e-Social, pois a transmissão de dados à plataforma também se faz necessária em caso de funcionários terceirizados. O síndico deve orientar os colaboradores a manterem seus dados cadastrais atualizados para evitar as multas, mas como todo o processo garante a atualização em tempo real, a facilidade é muito maior.

Podemos comparar a adesão ao e-Social com a do certificado digital. É entendido que a novidade trouxe resistência, dado às mudanças que a assinatura eletrônica trouxe ao processo, mas sua usabilidade prática e sua autêntica comprovou que a inovação é a maneira mais segura de se realizar os processos. E com a transmissão de informações ao e-Social não seria diferente. Há a necessidade da assinatura eletrônica na transmissão de diversos dados, mesmo para os condomínios que não dispõem de funcionários próprios. Todas estas alterações que só foram possíveis graças à era digital têm garantido maior agilidade e proteção no que diz respeito à troca de informações. Assim, é garantido que o tempo que antes era gasto com processos burocráticos, seja revertido em resultados para as empresas e seus colaboradores.

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